Egregio Dottore / Chiar.mo Professore,
consideriamo molto seriamente la Sua privacy e ci impegniamo a rispettarla adottando i più alti standard di settore. Per tale motivo desideriamo fornirLe aggiornamenti su come A. Menarini I.F.R. S.r.l. e le altre società del Gruppo Menarini trattano i Suoi dati personali in conformità al Regolamento 2016/679/UE (“Regolamento”).
1. Perché trattiamo i Suoi dati
I Suoi dati personali, conferiti oggi o già raccolti in occasione di precedenti contatti, possono essere trattati per lo svolgimento di:
(A) “Attività di Informazione Scientifica”, ossia di quelle attività consentite dall’articolo 113 del D. Lgs. 219/2006 “Codice Comunitario relativo ai medicinali per uso umano” e dalla normativa sul “Sistema nazionale di educazione continua in medicina –E.C.M.-” (D. Lgs. 502/1992 e seguenti integrazioni), anche tramite trasmissione del relativo materiale attraverso mezzi di comunicazione telematici (es. email) laddove conferiti;
(B) “Attività di comunicazione istituzionale” relative alle Società sotto indicate e alle loro iniziative e prodotti anche attraverso mezzi di comunicazione telematici (es. email) laddove conferiti;
(C) “Profilazione” dei Suoi dati all’interno degli archivi elettronici aziendali per migliorare l’efficacia delle suddette attività nei Suoi confronti. In particolare i Titolari potranno creare un profilo derivante dalle Sue informazioni individuali e di natura professionale al fine di fornire servizi sempre più mirati ai Suoi interessi, esigenze e preferenze professionali.
2. Quali dati trattiamo
I dati personali che potranno essere oggetto di trattamento (“Dati”) sono i seguenti: (1) Titolo professionale; (2) Nome; (3) Cognome; (4) Data e luogo di nascita; (5) Anno di laurea; (6) Sesso; (7) Codice Fiscale; (8) Indirizzi di visita e di corrispondenza (via, civico, città, cap, provincia, nonché email ed altri eventuali identificativi di account telematici); (9) Orari di visita; (10) N. tel. del luogo di lavoro; (11) N. di cellulare di lavoro; (12) Settore lavorativo; (13) Eventuali specializzazioni; (14) Numero medio dei mutuati; (15) Incarico/qualifica ricoperto all’interno della struttura ospedaliera o simile; (16) Convenzione con il SSN per la medicina generale o pediatria, di libera scelta o per la specialistica territoriale; (17) Partecipazione ad attività associative ai sensi della Legge n. 189/2012 sul riordino dell’assistenza territoriale; (18) Dati relativi alle modalità di utilizzo e/o di visione del nostro materiale informativo da Lei fruito per via elettronica e/o telematica; (19) Altre informazioni relative alla Sua professione e preferenze in relazione ai servizi che le rendiamo.
Il consenso al trattamento dei Dati è necessario per lo svolgimento delle nostre attività di Informazione Scientifica e in tal senso Le chiediamo di fornirci almeno i dati sopra evidenziati in neretto: un Suo eventuale rifiuto non ci consentirà di rivolgerLe attività di Informazione Scientifica. Prestare il Suo consenso all’acquisizione di tutti gli altri dati e finalità è facoltativo; un eventuale rifiuto non comporterà alcuna conseguenza sull’attività di Informazione Scientifica, ma non ci consentirebbe di fornirLe un servizio che risponda specificamente alle Sue esigenze e/o di aggiornarLa sulle novità delle ns. aziende.
La informiamo che il Suo consenso costituisce la base di legittimità dei trattamenti di cui sopra, ai sensi dell’art. 6.1 lett. a) del Regolamento. Inoltre, per adempiere ad obblighi di legge, regolamenti e normativa comunitaria, far valere o difendere diritti in giudizio, perseguire legittimi interessi (es. condivisione di dati tra società del Gruppo) ed in tutti i casi previsti dagli artt. 6 e 9 del Regolamento, ove applicabili, i Suoi dati potrebbero essere trattati anche senza previo consenso.
3. Come trattiamo i dati
I Dati saranno trattati in forma cartacea ed elettronica e immessi nel sistema informativo aziendale nel rispetto della normativa applicabile, compresi i profili di sicurezza e confidenzialità ed ispirandosi ai principi di correttezza e liceità di trattamento. I Dati saranno conservati per il periodo strettamente necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti; in ogni caso il criterio utilizzato per determinare tale periodo è improntato al rispetto dei termini consentiti dalle leggi applicabili e dai principi di minimizzazione del trattamento e di razionale gestione degli archivi. Per le finalità sopra specificate potremmo conservare alcuni dati anche dopo la cessazione delle nostre attività nei Suoi confronti per il tempo necessario ad adempimenti contrattuali, di legge. Aggiorniamo e manuteniamo i nostri database affinché i Dati siano sempre corretti ed esatti.
4. Chi può aver accesso ai dati
Sono autorizzati a trattare i Dati, nostri incaricati appartenenti alle categorie degli amministrativi, informatori scientifici, medici e manager di prodotto e altri soggetti che necessitino di trattarli nello svolgimento delle relative mansioni. Per attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, ai sensi artt. 6 e 9 e dei Considerando 48 e 52 del Regolamento, i Dati potranno essere comunicati ad altre società del Gruppo Menarini, anche in Paesi Extra UE (di seguito “Paesi Terzi”). Ai sensi delle disposizioni normative e regolamentari cui siamo sottoposti, potremmo dover comunicare i dati all’Agenzia Italiana del Farmaco, a Farmindustria, ad Autorità Sanitarie, ASL ed altri enti sanitari o universitari, ad altre Autorità e enti associativi anche in Paesi Terzi nonché a legittimi destinatari ai sensi di legge e regolamento. Inoltre, in relazione agli adempimenti e finalità sopra indicati, i Dati potranno essere comunicati a società terze, quali fornitori, subfornitori, provider di servizi informatici e di “Cloud Computing”, agenzie e segreterie organizzative, studi professionali e società che svolgono attività fiscali o amministrative per nostro conto anche in Paesi Terzi. A seconda del caso, tali soggetti agiranno quali Titolari o Responsabili del trattamento per le stesse finalità sopra indicate e secondo la legge applicabile. Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei Dati verso Paesi Terzi, tra cui Paesi che potrebbero non garantire il medesimo livello di tutela previsto dalla normativa applicabile, Le rendiamo comunque noto che il trattamento avverrà solo in base a una delle modalità consentite dalla legge vigente, quali ad esempio il Suo consenso, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione EU, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati (es. EU-USA Privacy Shield) o operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione EU.
5. Chi sono i titolari del Trattamento
I trattamenti per le finalità indicate al punto 1 della presente informativa sono svolti dalle seguenti società del Gruppo Menarini quali contitolari del trattamento ex art. 26 del Regolamento: A. Menarini IFR S.r.l., Via dei Sette Santi 1/3, 50131, Firenze, che determina e garantisce la sicurezza dei trattamenti, gestisce i riscontri agli interessati e collabora con le Autorità competenti; F.I.R.M.A. Fabbrica Italiana Ritrovati Medicinali ed Affini S.p.A., Via di Scandicci 37, 50143 Firenze; Laboratori Guidotti S.p.A., Via Livornese 897, Loc. La Vettola, 56122 Pisa; Istituto Lusofarmaco D’Italia S.p.A., Via Strada 6, Edificio L, Milanofiori Rozzano (MI); Malesci Istituto Farmacobiologico S.p.A., Via Lungo l’Ema 7, 50012 Bagno a Ripoli (FI); Relife Italia s.r.l., Via dei Sette Santi 1/3, 50131, Firenze, congiuntamente definiti come “Contitolari”.
6. Come esercitare i Suoi diritti
Rivolgendosi al Data Protection Officer del Gruppo Menarini (dpo at menarini dot com - prego sostituire "at" con "@" e "dot" con ".") e/o ai Contitolari potrà conoscere l’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento dei dati, nonché esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 del Regolamento, tra cui: ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati che La riguardano, accedere a tali dati, verificarne contenuto, origine, esattezza, ubicazione (anche in relazione ai Paesi Terzi ove i dati si trovino), chiederne copia, integrazione, aggiornamento, rettificazione e, nei casi previsti dalla legge vigente, limitazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima, opposizione per le attività di profilazione e di contatto diretto (anche limitatamente ad alcuni mezzi di comunicazione), opposizione per motivi legittimi al trattamento. La informiamo inoltre che potrà sempre revocare il consenso prestato senza che ciò pregiudichi la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca e segnalare eventuali utilizzi dei dati non ritenuti corretti o ingiustificati; potrà infine proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.
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Letta l’informativa che precede, dichiaro di avere prestato i consensi privacy come documentato nei data base aziendali dall’informatore scientifico.
Il Medico/Professore:
1)
□ Acconsente □ Non acconsente
al trattamento dei Dati per le finalità di Informazione Scientifica, anche mediante mezzi di comunicazione telematici (es. email). In mancanza di questo consenso non sarà possibile svolgere l’attività di Informazione Scientifica.
2)
□ Acconsente □ Non acconsente
al trattamento dei Dati per l’invio di comunicazioni di carattere istituzionale su iniziative e prodotti delle Società, anche mediante mezzi di comunicazione telematici (es. email).
3)
□ Acconsente □ Non acconsente
alla creazione di profili derivanti dal trattamento dei Dati, al fine di personalizzare l’informazione scientifica sulla base dei propri interessi, esigenze e preferenze professionali.