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Egregio Dottore / Chiar.mo Professore,
consideriamo molto seriamente la Sua privacy e ci impegniamo a rispettarla adottando i più alti standard di settore. Per tale motivo desideriamo fornirLe aggiornamenti su come A. Menarini I.F.R. S.r.l. e le altre società del Gruppo Menarini trattano i Suoi dati personali in conformità al Regolamento 2016/679/UE (“Regolamento”).
1. Perché trattiamo i Suoi dati
I Suoi dati personali, conferiti oggi o già raccolti in occasione di precedenti contatti, possono essere trattati per lo svolgimento di:
(A) “Attività di Informazione Scientifica”, ossia di quelle attività consentite dall’articolo 113 del D. Lgs. 219/2006 “Codice Comunitario relativo ai medicinali per uso umano” e dalla normativa sul “Sistema nazionale di educazione continua in medicina –E.C.M.-” (D. Lgs. 502/1992 e seguenti integrazioni), anche tramite trasmissione del relativo materiale attraverso mezzi di comunicazione telematici (es. email) laddove conferiti;
(B) “Attività di comunicazione istituzionale” relative alle Società sotto indicate e alle loro iniziative e prodotti anche attraverso mezzi di comunicazione telematici (es. email) laddove conferiti;
(C) “Profilazione” dei Suoi dati all’interno degli archivi elettronici aziendali per migliorare l’efficacia delle suddette attività nei Suoi confronti. In particolare i Titolari potranno creare un profilo derivante dalle Sue informazioni individuali e di natura professionale al fine di fornire servizi sempre più mirati ai Suoi interessi, esigenze e preferenze professionali.
2. Quali dati trattiamo
I dati personali che potranno essere oggetto di trattamento (“Dati”) sono i seguenti: (1) Titolo professionale; (2) Nome; (3) Cognome; (4) Data e luogo di nascita; (5) Anno di laurea; (6) Sesso; (7) Codice Fiscale; (8) Indirizzi di visita e di corrispondenza (via, civico, città, cap, provincia, nonché email ed altri eventuali identificativi di account telematici); (9) Orari di visita; (10) N. tel. del luogo di lavoro; (11) N. di cellulare di lavoro; (12) Settore lavorativo; (13) Eventuali specializzazioni; (14) Numero medio dei mutuati; (15) Incarico/qualifica ricoperto all’interno della struttura ospedaliera o simile; (16) Convenzione con il SSN per la medicina generale o pediatria, di libera scelta o per la specialistica territoriale; (17) Partecipazione ad attività associative ai sensi della Legge n. 189/2012 sul riordino dell’assistenza territoriale; (18) Dati relativi alle modalità di utilizzo e/o di visione del nostro materiale informativo da Lei fruito per via elettronica e/o telematica; (19) Altre informazioni relative alla Sua professione e preferenze in relazione ai servizi che le rendiamo.
Il consenso al trattamento dei Dati è necessario per lo svolgimento delle nostre attività di Informazione Scientifica e in tal senso Le chiediamo di fornirci almeno i dati sopra evidenziati in neretto: un Suo eventuale rifiuto non ci consentirà di rivolgerLe attività di Informazione Scientifica. Prestare il Suo consenso all’acquisizione di tutti gli altri dati e finalità è facoltativo; un eventuale rifiuto non comporterà alcuna conseguenza sull’attività di Informazione Scientifica, ma non ci consentirebbe di fornirLe un servizio che risponda specificamente alle Sue esigenze e/o di aggiornarLa sulle novità delle ns. aziende.
La informiamo che il Suo consenso costituisce la base di legittimità dei trattamenti di cui sopra, ai sensi dell’art. 6.1 lett. a) del Regolamento. Inoltre, per adempiere ad obblighi di legge, regolamenti e normativa comunitaria, far valere o difendere diritti in giudizio, perseguire legittimi interessi (es. condivisione di dati tra società del Gruppo) ed in tutti i casi previsti dagli artt. 6 e 9 del Regolamento, ove applicabili, i Suoi dati potrebbero essere trattati anche senza previo consenso.
3. Come trattiamo i dati
I Dati saranno trattati in forma cartacea ed elettronica e immessi nel sistema informativo aziendale nel rispetto della normativa applicabile, compresi i profili di sicurezza e confidenzialità ed ispirandosi ai principi di correttezza e liceità di trattamento. I Dati saranno conservati per il periodo strettamente necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti; in ogni caso il criterio utilizzato per determinare tale periodo è improntato al rispetto dei termini consentiti dalle leggi applicabili e dai principi di minimizzazione del trattamento e di razionale gestione degli archivi. Per le finalità sopra specificate potremmo conservare alcuni dati anche dopo la cessazione delle nostre attività nei Suoi confronti per il tempo necessario ad adempimenti contrattuali, di legge. Aggiorniamo e manuteniamo i nostri database affinché i Dati siano sempre corretti ed esatti.
4. Chi può aver accesso ai dati
Sono autorizzati a trattare i Dati, nostri incaricati appartenenti alle categorie degli amministrativi, informatori scientifici, medici e manager di prodotto e altri soggetti che necessitino di trattarli nello svolgimento delle relative mansioni. Per attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, ai sensi artt. 6 e 9 e dei Considerando 48 e 52 del Regolamento, i Dati potranno essere comunicati ad altre società del Gruppo Menarini, anche in Paesi Extra UE (di seguito “Paesi Terzi”). Ai sensi delle disposizioni normative e regolamentari cui siamo sottoposti, potremmo dover comunicare i dati all’Agenzia Italiana del Farmaco, a Farmindustria, ad Autorità Sanitarie, ASL ed altri enti sanitari o universitari, ad altre Autorità e enti associativi anche in Paesi Terzi nonché a legittimi destinatari ai sensi di legge e regolamento. Inoltre, in relazione agli adempimenti e finalità sopra indicati, i Dati potranno essere comunicati a società terze, quali fornitori, subfornitori, provider di servizi informatici e di “Cloud Computing”, agenzie e segreterie organizzative, studi professionali e società che svolgono attività fiscali o amministrative per nostro conto anche in Paesi Terzi. A seconda del caso, tali soggetti agiranno quali Titolari o Responsabili del trattamento per le stesse finalità sopra indicate e secondo la legge applicabile. Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei Dati verso Paesi Terzi, tra cui Paesi che potrebbero non garantire il medesimo livello di tutela previsto dalla normativa applicabile, Le rendiamo comunque noto che il trattamento avverrà solo in base a una delle modalità consentite dalla legge vigente, quali ad esempio il Suo consenso, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione EU, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati (es. EU-USA Privacy Shield) o operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione EU.
5. Chi sono i titolari del Trattamento
I trattamenti per le finalità indicate al punto 1 della presente informativa sono svolti dalle seguenti società del Gruppo Menarini quali contitolari del trattamento ex art. 26 del Regolamento: A. Menarini IFR S.r.l., Via dei Sette Santi 1/3, 50131, Firenze, che determina e garantisce la sicurezza dei trattamenti, gestisce i riscontri agli interessati e collabora con le Autorità competenti; F.I.R.M.A. Fabbrica Italiana Ritrovati Medicinali ed Affini S.p.A., Via di Scandicci 37, 50143 Firenze; Laboratori Guidotti S.p.A., Via Livornese 897, Loc. La Vettola, 56122 Pisa; Istituto Lusofarmaco D’Italia S.p.A., Via Strada 6, Edificio L, Milanofiori Rozzano (MI); Malesci Istituto Farmacobiologico S.p.A., Via Lungo l’Ema 7, 50012 Bagno a Ripoli (FI); Relife Italia s.r.l., Via dei Sette Santi 1/3, 50131, Firenze, congiuntamente definiti come “Contitolari”.
6. Come esercitare i Suoi diritti
Rivolgendosi al Data Protection Officer del Gruppo Menarini (dpo at menarini dot com - prego sostituire "at" con "@" e "dot" con ".") e/o ai Contitolari potrà conoscere l’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento dei dati, nonché esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 del Regolamento, tra cui: ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati che La riguardano, accedere a tali dati, verificarne contenuto, origine, esattezza, ubicazione (anche in relazione ai Paesi Terzi ove i dati si trovino), chiederne copia, integrazione, aggiornamento, rettificazione e, nei casi previsti dalla legge vigente, limitazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima, opposizione per le attività di profilazione e di contatto diretto (anche limitatamente ad alcuni mezzi di comunicazione), opposizione per motivi legittimi al trattamento. La informiamo inoltre che potrà sempre revocare il consenso prestato senza che ciò pregiudichi la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca e segnalare eventuali utilizzi dei dati non ritenuti corretti o ingiustificati; potrà infine proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.
****
Letta l’informativa che precede, dichiaro di avere prestato i consensi privacy come documentato nei data base aziendali dall’informatore scientifico.
Il Medico/Professore:
1)
□ Acconsente □ Non acconsente
al trattamento dei Dati per le finalità di Informazione Scientifica, anche mediante mezzi di comunicazione telematici (es. email). In mancanza di questo consenso non sarà possibile svolgere l’attività di Informazione Scientifica.
2)
al trattamento dei Dati per l’invio di comunicazioni di carattere istituzionale su iniziative e prodotti delle Società, anche mediante mezzi di comunicazione telematici (es. email).
3)
alla creazione di profili derivanti dal trattamento dei Dati, al fine di personalizzare l’informazione scientifica sulla base dei propri interessi, esigenze e preferenze professionali.
Quali dati trattiamo I dati oggetto di trattamento da parte delle Società indicate sotto come “Titolari” (di seguito anche solo “Società” o Titolari”) sono i Suoi dati personali “comuni” (come ad esempio nome, cognome, numero di telefono, etc.) e “sensibili” (cioè informazioni idonee a rilevare il Suo stato di salute, e che le Società potranno desumere sia da quanto riferito durante le comunicazioni telefoniche con Lei sia dall’utilizzo, da parte Sua, dei prodotti distribuiti dalle Società stesse), incluse tutte le informazioni da Lei riferite durante la conversazione telefonica.
Si avverte che, al momento della chiamata, il Suo numero di telefono potrà essere automaticamente rilevato dal Call Centre, e che la chiamata è registrata. Si fa presente che qualora fornisca dati di terzi, dovrà aver previamente provveduto a rendere l’informativa e raccogliere il consenso dell’interessato quando richiesto dalla normativa.
Per quali motivi trattiamo i Suoi dati e in che modo La informiamo che i Suoi dati personali potranno essere trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
(i) gestione delle sue richieste e segnalazioni, che possono includere: - richieste di informazioni mediche sui nostri farmaci e segnalazioni (inclusi i reclami) inerenti alla qualità dei nostri prodotti (l’informativa dedicata è disponibile qui); - segnalazioni riguardanti eventi avversi di farmacovigilanza (l’informativa dedicata è disponibile qui) e di vigilanza. Le basi giuridiche del trattamento per tali finalità sono gli artt. 6.1.(c) e 9.2.(i) del Regolamento; (ii) gestione di richieste di informazioni sui nostri prodotti di automedicazione o sulle nostre iniziative ed effettuazione di analisi statistiche interne della Società sull’efficienza del servizio e sulla qualità dei prodotti commercializzati.
La base giuridica del trattamento per tali finalità è l’art. 6.1.(f) del Regolamento; nel caso in cui nell’ambito di tali richieste dovesse conferirci anche dati afferenti la Sua salute la base giuridica è il suo consenso ai sensi dell’art. e 9.2.(a) del Regolamento. Infine, i Suoi dati personali possono essere trattati dalla Società per tutelare i propri diritti in giudizio, o per l’applicazione del Codice di Condotta del Gruppo Menarini (artt. 6.1.(f) e 9.2.(f). del Regolamento). Tutti i Suoi dati dell’utente sono trattati anche con strumenti cartacei ed automatizzati comunque idonei a garantire sicurezza e riservatezza.
Necessità del conferimento dei dati Il conferimento dei Suoi dati personali è necessario nella misura in cui tali dati servono a consentire alla Società di fornirLe i servizi sopra descritti – il loro mancato conferimento non consente alla Società di erogarli.
Come trattiamo i suoi dati Conformemente a quanto prescritto dall’art. 5.1.(c) del Regolamento, i sistemi informativi e i programmi informatici utilizzati dalla Società sono configurati in modo da ridurre al minimo l’uso di dati personali e identificativi; tali dati sono trattati solo nella misura in ciò sia necessario per il conseguimento delle finalità indicate nella presente Policy; i dati verranno conservati per il periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità in concreto perseguite e in ogni caso, il criterio utilizzato per determinare il periodo di conservazione è improntato al rispetto dei termini imposti dalle leggi applicabili (in particolare le normative fiscali e quelle inerenti alla farmacovigilanza) e dai principi di minimizzazione del trattamento, limitazione della conservazione e di razionale gestione degli archivi.
Come assicuriamo la sicurezza e la qualità dei dati personali La Società si impegna a proteggere la sicurezza dei Suoi dati personali e rispetta le disposizioni in materia di sicurezza previste dalla normativa applicabile al fine di evitare perdite di dati, usi illegittimi o illeciti dei dati e accessi non autorizzati agli stessi, con particolare ma non esclusivo riferimento agli artt. 25-32 del Regolamento. La Società utilizza molteplici tecnologie avanzate di sicurezza e procedure atte a favorire la protezione dei Suoi dati personali; ad esempio, i dati personali sono conservati su server sicuri ubicati in luoghi ad accesso protetto e controllato. Lei può aiutare la Società ad aggiornare e mantenere corretti i dati personali trattati comunicando qualsiasi modifica relativa al Suo indirizzo, alle informazioni di contatto, etc.
Chi può accedere ai dati È autorizzato a trattare i Suoi dati personali il personale della Società appartenente alle categorie degli amministrativi ed addetti al call centre, tecnici IT, informatori scientifici, manager di prodotto, personale addetto alla quality assurance ed alla farmacovigilanza, nonché altri soggetti che necessitino di trattarli nello svolgimento delle relative mansioni. I Dati potranno essere comunicati, anche in Paesi extra-UE (“Paesi Terzi”), alle altre aziende del Gruppo Menarini per i medesimi fini e/o per finalità amministrativo-contabili ai sensi dell’art. 6.1.(f) e del Considerando 48 del Regolamento. Inoltre, i dati possono essere comunicati, anche in Paesi Terzi, a: (i) istituzioni, autorità, enti pubblici per i loro fini istituzionali; (ii) professionisti, collaboratori autonomi, anche in forma associata; soggetti terzi e fornitori di cui il Titolare si serve per la prestazione di servizi di natura commerciale, professionale e tecnica e relative funzionalità (ad es. fornitori di servizi informatici e Cloud Computing), al perseguimento delle finalità sopra specificate e ai servizi richiesti, , inclusa l’eventuale spedizione di materiali; (iii) terzi in caso di fusioni, acquisizioni, cessione di azienda o ramo di azienda, audit od altre operazioni straordinarie; (iv) l’OdV aziendale, domiciliato presso il Titolare, per il perseguimento delle proprie attività di vigilanza e di applicazione del Codice di Condotta del Gruppo Menarini. Tali soggetti riceveranno solo i dati necessari alle relative funzioni e si impegneranno a usarli solo per le finalità sopra indicate ed a trattarli nel rispetto della normativa privacy applicabile. I dati possono inoltre essere comunicati ai legittimi destinatari ai sensi della normativa applicabile. Fatta eccezione per quanto precede, i dati non sono condivisi con terzi, persone fisiche o giuridiche, che non svolgono per il Titolare alcuna funzione di carattere commerciale, professionale e tecnico, e non saranno diffusi. I soggetti che ricevono i dati li trattano quali Titolari, Responsabili o autorizzati al trattamento, a seconda del caso, per le finalità sopra indicate e nel rispetto della legge privacy applicabile. Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei dati verso Paesi Terzi, tra cui Paesi che potrebbero non garantire il medesimo livello di tutela previsto dalla Normativa Privacy, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà comunque secondo una delle modalità consentite dal Regolamento, quali ad esempio il Suo consenso, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati, (es. EU-USA Privacy Shield) o operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea.
I Suoi diritti Lei può esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22. del Regolamento , compresi il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, verificarne contenuto, origine, esattezza, ubicazione (anche con riferimento ad eventuali Paesi terzi), chiederne copia, chiederne la rettifica e, nei casi previsti dalla normativa vigente, la limitazione del trattamento, cancellazione, opposizione, revocare il consenso prestato (fatto salva la legittimità del trattamento effettuato prima della revoca) scrivendo ai recapiti sotto indicati. Allo stesso modo potrà segnalare osservazioni su specifici utilizzi dei dati in merito a particolari situazioni personali ritenuti non corretti o non giustificati dal rapporto in essere scrivendo un’email al Data Protection Officer (“DPO”) dpo “at” menarini “dot” com (sostituire “at” con “@” e “dot” con “.” ) o proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Titolare del trattamento e DPO Qualora la Sua chiamata riguardi richieste di informazione mediche, reclami di qualità dei prodotti e segnalazione di eventi avversi, il Titolare del trattamento è A. Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite S.r.l con sede legale in via Dei Sette Santi n. 3, 50131 Firenze (FI). Qualora la Sua chiamata sia relativa alla richiesta di informazioni generiche, il Titolare del trattamento è A. Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite S.r.l. o altra Società del Gruppo da Lei contattata per il tramite del centralino (A. Menarini Diagnostics srl Via Sette Santi, 3 - 50131 – Firenze, A. Menarini Farmaceutica Internazionale srl Via Sette Santi, 3 - 50131 – Firenze, A.Menarini Manufacturing Logistics and Services srl via R. Pilo, 4 - 50131 - Firenze , CODIFI Consorzio Stabile per la Distribuzione srl Via Sette Santi, 1 - 50131 – Firenze, Menarini Ricerche spa Via Sette Santi, 3 - 50131 – Firenze.). Il DPO del Gruppo Menarini è raggiungibile all’indirizzo email dpo “at” menarini “dot” com (sostituire “at” con “@” e “dot” con “.” )