Privacy

Informativa privacy del contact centre

A quali trattamenti di dati personali si applica la presente informativa

La presente informativa si applica ai dati trattati nell’ambito di contatti telefonici con i centralini ed i contact centre delle Società, come di seguito definite. L’informativa si applica altresì ai trattamenti di dati personali da chiunque comunicati spontaneamente alle Società tramite posta cartacea o elettronica.

Quali dati trattiamo

I dati oggetto di trattamento da parte delle Società indicate sotto come “Titolari” (di seguito anche solo “Società” o Titolari”) sono i Suoi dati personali “comuni” (come ad esempio nome, cognome, numero di telefono, etc.) e “sensibili” (cioè informazioni idonee a rilevare il Suo stato di salute, e che le Società potranno desumere sia da quanto riferito durante le comunicazioni telefoniche con Lei sia dall’utilizzo, da parte Sua, dei prodotti distribuiti dalle Società stesse), incluse tutte le informazioni da Lei riferite durante la conversazione telefonica.

Si avverte che, al momento della chiamata, il Suo numero di telefono potrà essere automaticamente rilevato dal Call Centre, e che la chiamata è registrata

Si fa presente che qualora fornisca dati di terzi, dovrà aver previamente provveduto a rendere l’informativa e raccogliere il consenso dell’interessato quando richiesto dalla normativa.

Per quali motivi trattiamo i Suoi dati e in che modo

La informiamo che i Suoi dati personali potranno essere trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

(i) gestione delle sue richieste e segnalazioni, che possono includere:

- richieste di informazioni mediche sui nostri farmaci e segnalazioni (inclusi i reclami) inerenti alla qualità dei nostri prodotti (l’informativa dedicata è disponibile qui);
- segnalazioni riguardanti eventi avversi di farmacovigilanza (l’informativa dedicata è disponibile qui) e di vigilanza.

Le basi giuridiche del trattamento per tali finalità sono gli artt. 6.1.(c) e 9.2.(i) del Regolamento;

(ii) gestione di richieste di informazioni sui nostri prodotti di automedicazione o sulle nostre iniziative ed effettuazione di analisi statistiche interne della Società sull’efficienza del servizio e sulla qualità dei prodotti commercializzati.

La base giuridica del trattamento per tali finalità è l’art. 6.1.(f) del Regolamento; nel caso in cui nell’ambito di tali richieste dovesse conferirci anche dati afferenti la Sua salute la base giuridica è il suo consenso ai sensi dell’art. e 9.2.(a) del Regolamento. 

Infine, i Suoi dati personali possono essere trattati dalla Società per tutelare i propri diritti in giudizio, o per l’applicazione del Codice di Condotta del Gruppo Menarini (artt. 6.1.(f) e 9.2.(f). del Regolamento). 

Tutti i Suoi dati dell’utente sono trattati anche con strumenti cartacei ed automatizzati comunque idonei a garantire sicurezza e riservatezza.

Necessità del conferimento dei dati

Il conferimento dei Suoi dati personali è necessario nella misura in cui tali dati servono a consentire alla Società di fornirLe i servizi sopra descritti – il loro mancato conferimento non consente alla Società di erogarli.

Come trattiamo i suoi dati

Conformemente a quanto prescritto dall’art. 5.1.(c) del Regolamento, i sistemi informativi e i programmi informatici utilizzati dalla Società sono configurati in modo da ridurre al minimo l’uso di dati personali e identificativi; tali dati sono trattati solo nella misura in ciò sia necessario per il conseguimento delle finalità indicate nella presente Policy; i dati verranno conservati per il periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità in concreto perseguite e in ogni caso, il criterio utilizzato per determinare il periodo di conservazione è improntato al rispetto dei termini imposti dalle leggi applicabili (in particolare le normative fiscali e quelle inerenti alla farmacovigilanza) e dai principi di minimizzazione del trattamento, limitazione della conservazione e di razionale gestione degli archivi.

Come assicuriamo la sicurezza e la qualità dei dati personali

La Società si impegna a proteggere la sicurezza dei Suoi dati personali e rispetta le disposizioni in materia di sicurezza previste dalla normativa applicabile al fine di evitare perdite di dati, usi illegittimi o illeciti dei dati e accessi non autorizzati agli stessi, con particolare ma non esclusivo riferimento agli artt. 25-32 del Regolamento. La Società utilizza molteplici tecnologie avanzate di sicurezza e procedure atte a favorire la protezione dei Suoi dati personali; ad esempio, i dati personali sono conservati su server sicuri ubicati in luoghi ad accesso protetto e controllato. Lei può aiutare la Società ad aggiornare e mantenere corretti i dati personali trattati comunicando qualsiasi modifica relativa al Suo indirizzo, alle informazioni di contatto, etc.

Chi può accedere ai dati

È autorizzato a trattare i Suoi dati personali il personale della Società appartenente alle categorie degli amministrativi ed addetti al call centre, tecnici IT, informatori scientifici, manager di prodotto, personale addetto alla quality assurance ed alla farmacovigilanza, nonché altri soggetti che necessitino di trattarli nello svolgimento delle relative mansioni.

I Dati potranno essere comunicati, anche in Paesi extra-UE (“Paesi Terzi”), alle altre aziende del Gruppo Menarini per i medesimi fini e/o per finalità amministrativo-contabili ai sensi dell’art. 6.1.(f) e del Considerando 48 del Regolamento.
Inoltre, i dati possono essere comunicati, anche in Paesi Terzi, a: (i) istituzioni, autorità, enti pubblici per i loro fini istituzionali; (ii) professionisti, collaboratori autonomi, anche in forma associata; soggetti terzi e fornitori di cui il Titolare si serve per la prestazione di servizi di natura commerciale, professionale e tecnica e relative funzionalità (ad es. fornitori di servizi informatici e Cloud Computing), al perseguimento delle finalità sopra specificate e ai servizi richiesti, , inclusa l’eventuale spedizione di materiali; (iii) terzi in caso di fusioni, acquisizioni, cessione di azienda o ramo di azienda, audit od altre operazioni straordinarie; (iv) l’OdV aziendale, domiciliato presso il Titolare, per il perseguimento delle proprie attività di vigilanza e di applicazione del Codice di Condotta del Gruppo Menarini. Tali soggetti riceveranno solo i dati necessari alle relative funzioni e si impegneranno a usarli solo per le finalità sopra indicate ed a trattarli nel rispetto della normativa privacy applicabile. I dati possono inoltre essere comunicati ai legittimi destinatari ai sensi della normativa applicabile. Fatta eccezione per quanto precede, i dati non sono condivisi con terzi, persone fisiche o giuridiche, che non svolgono per il Titolare alcuna funzione di carattere commerciale, professionale e tecnico, e non saranno diffusi. I soggetti che ricevono i dati li trattano quali Titolari, Responsabili o autorizzati al trattamento, a seconda del caso, per le finalità sopra indicate e nel rispetto della legge privacy applicabile.

Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei dati verso Paesi Terzi, tra cui Paesi che potrebbero non garantire il medesimo livello di tutela previsto dalla Normativa Privacy, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà comunque secondo una delle modalità consentite dal Regolamento, quali ad esempio il Suo consenso, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati, o operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea.

I Suoi diritti

Lei può esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22. del Regolamento , compresi il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, verificarne contenuto, origine, esattezza, ubicazione (anche con riferimento ad eventuali Paesi terzi), chiederne copia, chiederne la rettifica e, nei casi previsti dalla normativa vigente, la limitazione del trattamento, cancellazione, opposizione, revocare il consenso prestato (fatto salva la legittimità del trattamento effettuato prima della revoca) scrivendo ai recapiti sotto indicati. Allo stesso modo potrà segnalare osservazioni su specifici utilizzi dei dati in merito a particolari situazioni personali ritenuti non corretti o non giustificati dal rapporto in essere scrivendo un’email al Data Protection Officer (“DPO”) dpo “at” menarini “dot” com (sostituire “at” con “@” e “dot” con “.” ) o proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Titolare del trattamento e DPO

Qualora la Sua chiamata riguardi richieste di informazione mediche, reclami di qualità dei prodotti e segnalazione di eventi avversi, il Titolare del trattamento è A. Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite S.r.l con sede legale in via Dei Sette Santi n. 3, 50131 Firenze (FI).  Qualora la Sua chiamata sia relativa alla richiesta di informazioni generiche, il Titolare del trattamento è A. Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite S.r.l. o altra Società del Gruppo da Lei contattata per il tramite del centralino (A. Menarini Diagnostics srl Via Sette Santi, 3 - 50131 – Firenze, A. Menarini Farmaceutica Internazionale srl Via Sette Santi, 3 - 50131 – Firenze, A.Menarini Manufacturing Logistics and Services srl via R. Pilo, 4 - 50131 - Firenze , CODIFI Consorzio Stabile per la Distribuzione srl Via Sette Santi, 1 - 50131 – Firenze, Menarini Ricerche spa Via Sette Santi, 3 - 50131 – Firenze.).Il DPO del Gruppo Menarini è raggiungibile all’indirizzo email dpo “at” menarini “dot” com (sostituire “at” con “@” e “dot” con “.”)