Privacy

Informativa privacy del contact centre dedicato ai farmacisti

Egregio Dottore / Chiar.mo Professore,

consideriamo molto seriamente la Sua privacy e ci impegniamo a rispettarla adottando i più alti standard di settore. Per tale motivo desideriamo fornirLe aggiornamenti su come le società contitolari del Gruppo Menarini trattano i Suoi dati personali in conformità al Regolamento 2016/679/UE (“Regolamento”).

1. Quali dati trattiamo

I dati oggetto di trattamento da parte delle Società indicate sotto come “Contitolari” (di seguito anche solo “Società” o Contitolari”) sono:

- i dati della farmacia (es. email, numero di telefono  – se forniti) raccolti dalla Società in occasione di precedenti rapporti di fornitura con la farmacia;

- i Suoi dati personali “comuni” (es. nome, cognome, email, etc.), incluse tutte le informazioni da Lei riferite durante la conversazione telefonica.

Si fa presente che qualora nel corso del contatto telefonico fornisca dati di terzi, dovrà aver previamente provveduto a rendere l’informativa e/o raccogliere il consenso dell’interessato quando richiesto dalla normativa.

Si avverte che, al momento della chiamata, il Suo numero di telefono potrà essere automaticamente rilevato dal Call Centre.

2. Per quali motivi trattiamo i Suoi dati e in che modo

La informiamo che i Suoi dati personali potranno essere trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

(i) condurre campagne promozionali con riferimento a prodotti non etici volte a incrementare la fidelizzazione di farmacie/parafarmacie;

(ii) rispondere alle Sue richieste di informazione;

(iii) effettuare analisi statistiche per monitorare la qualità del servizio offerto. 

La base giuridica del trattamento per tali finalità è: art. 6.1.(f) del Regolamento e Considerando 47 del Regolamento. 

(iv) inviare materiale promozionale per il tramite di canali digitali (es. email)

La base giuridica del trattamento per tali finalità è il Suo consenso: art. 6.1.(a) del Regolamento e art. 130 del Codice Privacy novellato dal D. lgs. 2018, n. 101.

Infine, i Suoi dati personali possono essere trattati dalla Società per tutelare i propri diritti in giudizio, o per l’applicazione del Codice di Condotta del Gruppo Menarini (artt. 6.1.(f) e 9.2.(f). del Regolamento). 

Tutti i Suoi dati dell’utente sono trattati anche con strumenti cartacei ed automatizzati comunque idonei a garantire sicurezza e riservatezza.

3. Necessità del conferimento dei dati

Il conferimento dei Suoi dati personali comuni e di quelli del Responsabile della Farmacia è necessario nella misura in cui tali dati servano a consentire alla Società di fornirLe i servizi sopra descritti – il loro mancato conferimento non consente alla Società di erogarli.

Quanto al dato dell’indirizzo email, il suo utilizzo per le finalità sopra descritte avverrà solo previo consenso.

4. Come trattiamo i suoi dati

Conformemente a quanto prescritto dall’art. 5.1.(c) del Regolamento, i sistemi informativi e i programmi informatici utilizzati dalla Società sono configurati in modo da ridurre al minimo l’uso di dati personali e identificativi; tali dati sono trattati solo nella misura in ciò sia necessario per il conseguimento delle finalità indicate nella presente Policy; i dati verranno conservati per il periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità in concreto perseguite e in ogni caso, il criterio utilizzato per determinare il periodo di conservazione è improntato al rispetto dei termini imposti dalle leggi applicabili (in particolare le normative fiscali e quelle inerenti alla farmacovigilanza) e dai principi di minimizzazione del trattamento, limitazione della conservazione e di razionale gestione degli archivi.

5. Come assicuriamo la sicurezza e la qualità dei dati personali

La Società si impegna a proteggere la sicurezza dei Suoi dati personali e rispetta le disposizioni in materia di sicurezza previste dalla normativa applicabile al fine di evitare perdite di dati, usi illegittimi o illeciti dei dati e accessi non autorizzati agli stessi, con particolare ma non esclusivo riferimento agli artt. 25-32 del Regolamento. La Società utilizza molteplici tecnologie avanzate di sicurezza e procedure atte a favorire la protezione dei Suoi dati personali; ad esempio, i dati personali sono conservati su server sicuri ubicati in luoghi ad accesso protetto e controllato. Lei può aiutare la Società ad aggiornare e mantenere corretti i dati personali trattati comunicando qualsiasi modifica relativa al Suo indirizzo, alle informazioni di contatto, etc.

6. Chi può accedere ai dati

È autorizzato a trattare i Suoi dati personali il personale della Società appartenente alle categorie degli amministrativi ed addetti al call centre, commerciali, tecnici IT, informatori scientifici, manager di prodotto, personale addetto alla quality assurance, internal auditor nonché altri soggetti che necessitino di trattarli nello svolgimento delle relative mansioni.
I Dati potranno essere comunicati, anche in Paesi extra-UE (“Paesi Terzi”), alle altre aziende del Gruppo Menarini per i medesimi fini e/o per finalità amministrativo-contabili ai sensi dell’art. 6.1.(f) e del Considerando 48 del Regolamento.
Inoltre, i dati possono essere comunicati, anche in Paesi Terzi, a: (i) istituzioni, autorità, enti pubblici per i loro fini istituzionali; (ii) professionisti, collaboratori autonomi, anche in forma associata; soggetti terzi e fornitori di cui il Titolare si serve per la prestazione di servizi di natura commerciale, professionale e tecnica e relative funzionalità (ad es. fornitori del servizio di gestione del contact center, di servizi informatici e Cloud Computing), al perseguimento delle finalità sopra specificate e ai servizi richiesti, inclusa l’eventuale spedizione di materiali; (iii) terzi in caso di fusioni, acquisizioni, cessione di azienda o ramo di azienda, audit od altre operazioni straordinarie; (iv) l’OdV aziendale, domiciliato presso il Titolare, per il perseguimento delle proprie attività di vigilanza e di applicazione del Codice di Condotta del Gruppo Menarini. Tali soggetti riceveranno solo i dati necessari alle relative funzioni e si impegneranno a usarli solo per le finalità sopra indicate ed a trattarli nel rispetto della normativa privacy applicabile. I dati possono inoltre essere comunicati ai legittimi destinatari ai sensi della normativa applicabile. Fatta eccezione per quanto precede, i dati non sono condivisi con terzi, persone fisiche o giuridiche, che non svolgono per il Titolare alcuna funzione di carattere commerciale, professionale e tecnico, e non saranno diffusi. I soggetti che ricevono i dati li trattano quali Titolari, Responsabili o autorizzati al trattamento, a seconda del caso, per le finalità sopra indicate e nel rispetto della legge privacy applicabile.
Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei dati verso Paesi Terzi, tra cui Paesi che potrebbero non garantire il medesimo livello di tutela previsto dalla Normativa Privacy, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà comunque secondo una delle modalità consentite dal Regolamento, quali ad esempio il Suo consenso, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati, o operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea.

7. I Suoi diritti

Lei può esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22. del Regolamento , compresi il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, verificarne contenuto, origine, esattezza, ubicazione (anche con riferimento ad eventuali Paesi terzi), chiederne copia, chiederne la rettifica e, nei casi previsti dalla normativa vigente, la limitazione del trattamento, cancellazione, opposizione, revocare il consenso prestato (fatto salva la legittimità del trattamento effettuato prima della revoca) scrivendo ai recapiti sotto indicati. Allo stesso modo potrà segnalare osservazioni su specifici utilizzi dei dati in merito a particolari situazioni personali ritenuti non corretti o non giustificati dal rapporto in essere scrivendo un’email al Data Protection Officer (“DPO”) dpo “at” menarini “dot” com (sostituire “at” con “@” e “dot” con “.”) o proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

8. Contitolari del trattamento e DPO

I trattamenti per le finalità indicate al punto 2 della presente informativa sono svolti dalle seguenti società del Gruppo Menarini quali Contitolari del trattamento ex art. 26 del Regolamento: CODIFI S.r.l. - Consorzio Stabile per la Distribuzione, Via dei Sette Santi 1, 50131, Firenze che determina e garantisce la sicurezza dei trattamenti, gestisce i riscontri agli interessati e collabora con le Autorità competenti; A. Menarini IFR S.r.l., Via dei Sette Santi 1/3, 50131, Firenze, F.I.R.M.A. Fabbrica Italiana Ritrovati Medicinali ed Affini S.p.A., Via di Scandicci 37, 50143 Firenze; Laboratori Guidotti S.p.A., Via Livornese 897, Loc. La Vettola, 56122 Pisa; Istituto Lusofarmaco D’Italia S.p.A., Via Strada 6, Edificio L, Milanofiori Rozzano (MI); Malesci Istituto Farmacobiologico S.p.A., Via Lungo l’Ema 7, 50012 Bagno a Ripoli (FI); A.Menarini Diagnostics s.r.l.,  Via Sette Santi 3 - 50131 Firenze; Relife Italia s.r.l., Via dei Sette Santi 1/3, 50131, Firenze, congiuntamente definiti come “Contitolari”.

Il DPO del Gruppo Menarini è raggiungibile all’indirizzo email dpo “at” menarini “dot” com (sostituire “at” con “@” e “dot” con “.” )

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Letto e compreso la presente informativa:

□ Acconsento   □ Non acconsento

A ricevere materiale promozionale tramite canali digitali (es. email). Un Suo eventuale rifiuto non ci consentirà di inviarLe materiale promozionale tramite canali digitali.